Geld verdienen voor je firma met onkosten registratie software
Onkostenregistratie is een geïntegreerd onderdeel van PSA software
B2B-servicebedrijven zijn altijd op zoek naar kostenbesparingen. Als Chief Financial Officer wordt je gevraagd om aan te geven waar je bedrijf dat kan realiseren, dus je zoekt software voor het bijhouden van bedrijfskosten, zeker nadat je al dan niet wijdverbreide gevallen van verloren kwitanties en onjuist gerapporteerde uitgaven hebt ontdekt, die moeilijk te herleiden zijn tot projecten.
De tevredenheid van werknemers neem toe naarmate je ze sneller terugbetaalt
Software voor het bijhouden van bedrijfskosten helpt je organisatie deze geldlekken te dichten door het onkostenbeheer voor iedereen geautomatiseerd en pijnloos te maken, niet alleen voor de boekhouding. Dit soort moeiteloosheid is precies wat je nodig hebt om een organisatiebrede toepassing van je strategie te bewerkstelligen en kostenbeheersing te behouden.
Het mooie van onkostenregistratie software is dat iedereen er baat bij heeft, inclusief CEO's, CFO's, projectmanagers en projectteams:
Uitgaven worden onmiddellijk en nauwkeurig geregistreerd in een geautomatiseerd proces, zodat klanten correct worden gefactureerd en budgetten nauwkeurig kunnen worden gemaakt en gevolgd
CFO's kunnen eenvoudig bestedingsgewoonten analyseren die op één digitale locatie zijn vastgelegd en op gegevens gebaseerde aanbevelingen doen voor kostenbeheersing
CEO's kunnen deze inzichten omzetten in uitvoerbare plannen voor de huidige en toekomstige richting van het bedrijf
Tijd die eerder werd besteed aan het registreren van onkosten in spreadsheets, kan worden toegewezen aan factureerbaar werk
De werktevredenheid van werknemers stijgt naarmate ze sneller worden terugbetaald
Digitalisering elimineert de noodzaak voor fysieke opslag van papieren ontvangstbewijzen, waardoor de opslagkosten mogelijk worden verminderd
Uiteraard ga je geen software kopen zonder economische rechtvaardiging. Je moet weten:
Waarom onkostenregistratie software een noodzaak is
Dat de ROI hoog genoeg is
Welke software zal uw professionele dienstverlener het meest bekwaam ondersteunen?
Een onkosten registratiesysteem voor papieren en spreadsheets is foutgevoelig. Verloren en vergeten bonnen kunnen niet worden gefactureerd aan klanten of worden verantwoord in budgetten, waardoor de cashflow en winst worden verzwakt. Handmatig uitgevoerde spreadsheets zijn verre van immuun voor rekenfouten. Deze problemen worden gecompenseerd door de tijdrovende gegevensinvoer die uren aan mogelijk factureerbare tijd verspilt aan personeel, projectbeheer en boekhouding.
Als je je nog steeds afvraagt of je het zonder software voor het bijhouden van uitgaven kunt doen, weet dan dat het instellen van nieuw beleid en nieuwe richtlijnen alleen geen resultaten op lange termijn oplevert. Naleving zal uiteindelijk laks worden als je het bijhouden van bedrijfsuitgaven niet een no-brainer voor mensen hebt gemaakt via automatisering. Het adopteren van de software in combinatie met het financiële beleid van je organisatie is nog steeds de meest effectieve manier om onkosten gerelateerd geldverlies aan te pakken en het voor iedereen gemakkelijk te maken om de voorschriften te volgen.
Bij servicebedrijven integreert de onkostenregistratie software die de kosten het meest effectief maakt, volledig met projecten en facturering
In wezen ben je op zoek naar software die elk aspect van de levenscyclus van het bijhouden van onkosten vereenvoudigt, van het vastleggen van bonnen tot het in rekening brengen van die projectkosten aan klanten. Eenvoudig, snel en naadloos.
De grootste uitdaging bij het bijhouden van bonnen in elk bedrijf blijft dat mensen het daadwerkelijk doen, vooral wanneer ze zakelijke creditcards gebruiken. Historisch gezien was het vastleggen van uitgaven een vervelend proces waarbij een spreadsheet moet worden geopend, kostencodes moeten worden opgezocht en uitgaven één voor één moeten worden geregistreerd. Het gebeurt meestal op het laatste moment als de maandelijkse deadline nadert. Soms helemaal niet.
Het punt is dat het een groot gedoe is - en mensen zijn van nature geprogrammeerd om koste wat het kost gedoe te vermijden. Onderzoek toont aan dat de moeilijkheidsgraad van een situatie feitelijk onze perceptie en beoordeling ervan beïnvloedt. Daarom zullen mensen kiezen voor de gemakkelijkste van twee paden omdat hun hersenen dit als de meest haalbare optie registreren.
Als iemand een bedrijfskaart heeft die ze kunnen vegen en vergeten in plaats van bonnetjes rond te slepen en uren te besteden aan het loggen ervan, zullen ze het doen. Om te kunnen concurreren met deze eenvoudigere weg, moet het bijhouden van bedrijfsuitgaven dus snel, gemakkelijk en relatief ogenblikkelijk zijn.
Geautomatiseerde software voor het bijhouden van onkosten doet dit door het personeel in staat te stellen een foto van een bon te maken met hun telefoon en deze direct op te nemen. Ze kunnen een onkosten categorie selecteren, een beschrijving voor de boekhouding toevoegen en deze ter verificatie verzenden, waardoor het goedkeuringsproces wordt versoepeld en een snellere terugbetaling wordt gegarandeerd. De ervaring is beter voor alle betrokkenen, en het resultaat is dat uitgaven niet verloren gaan of buitenspel worden gezet.
De behoefte aan geautomatiseerde onkostenregistratie neemt toe met de omvang van het bedrijf. Grotere en multinationale bedrijven met honderden tot duizenden werknemers lopen een bijzonder risico tonnen contant geld te verliezen door meerdere lekpunten, aangezien grotere aantallen personeelsleden reis-, materiaal- en entertainmentkosten voor klanten moeten maken. Deze bedrijven hebben simpelweg niet de tijd en de mogelijkheid om de manier waarop uitgaven worden geregistreerd, bijgehouden en vergoed, micromanagement te geven.
Eerlijk gezegd is er nog nooit een grotere behoefte geweest aan software voor het bijhouden van uitgaven om - waar mogelijk - kosten te besparen dan in dit huidige tijdperk van bedreigde business stabiliteit. In een recent Gartner survey, meldde 62 procent van de CFO's plannen om dit jaar met 10 procent of meer te bezuinigen op de SG & A-begroting om de gevolgen van het Coronavirus te compenseren. Afnemende inkomstenprognoses hebben geleid tot grote personeelsinkrimpingen in alle bedrijfstakken - iets waarover dienstverlenende bedrijven, waarvan de enige bron van inkomsten hun personeel is, misschien wel twee keer moet nadenken.
Bezuinigingen zijn een deel van de vergelijking. Er moeten ook oplossingen worden geïmplementeerd die geldlekken binnen het bedrijf permanent dichten. Waar handmatige onkostenregistratie het bedrijf geld kost door rapportagefouten en weglatingen, is onkostenregistratie software een noodzaak voor financiële zekerheid op de lange termijn.
Je hebt vast ergens al eens gehoord dat invoering van ‘expense tracking software’ een significante return on investment kent.
Je bedrijf verdient de verloren Euro’s gemakkelijk terug dankzij een juiste verantwoording van project uitgaven.
Dan is er de geldbesparende efficiëntie. Hoeveel is de tijd van uw personeel waard? Elk uur dat werknemers besteden aan factureerbaar werk in plaats van kostenrapporten te maken, verhoogt uw ROI. Bedenk hoeveel de tijd van uw managers en CEO's waard is: zij zullen ook met de spreadsheets te maken hebben, in plaats van zich bezig te houden met andere verantwoordelijkheden die van invloed zijn op de gezondheid van het bedrijf.
Voeg hieraan toe de mogelijkheid om gegevensgestuurde financiële beslissingen te nemen op basis van betere tracking en gemakkelijk toegankelijke onkostengegevens op één locatie. CFO's zijn in een betere positie om te bepalen of ze afdelingsbudgetten moeten herschikken of het onkostenbeleid scherper moeten definiëren. Aangezien slechte uitgavenpraktijken worden onthuld en als reactie daarop een beter beleid wordt ingevoerd, neemt de ROI exponentieel toe.
Aangezien servicebedrijven echt eisen dat software voor het bijhouden van uitgaven aansluit bij de project- en factureringskant van het bedrijf, is de meest haalbare optie uitgebreide PSA-software (Professional Services Automation). PSA-oplossingen centraliseren en integreren onkostenregistratie met uw dagelijkse bedrijfsactiviteiten, inclusief projectbeheer en facturering. Op deze manier wordt het bijhouden van onkosten een natuurlijk onderdeel van de workflow van uw organisatie en de stromen tussen het bedrijf, het personeel en de klanten.
VOGSY kan een goed voorbeeld zijn van het bijhouden van reiskosten. Laten we zeggen dat Brian, een accountmanager voor een klant met wie uw bedrijf een lopende projectovereenkomst heeft, reiskosten maakt tijdens zijn uitvoering van belastbaar werk: een taxibon. Na de rit opent Brian VOGSY op zijn telefoon en voegt hij een door u vooraf gedefinieerde “reiskosten” toe om ervoor te zorgen dat alleen legitieme kosten worden aangerekend aan projecten. Hij voegt een beschrijving toe, maakt een foto van de bon en uploadt deze naar het juiste projectproduct in afwachting van goedkeuring als projectkosten. Brian is binnen een minuut of minder helemaal klaar.
Nu zal VOGSY projectfinanciën automatisch bijwerken, zoals budget (indien van toepassing), gefactureerde bedragen en DSO, en ook een crediteurenrecord creëren in uw geïntegreerde boekhoudsoftware, waardoor Accounting betalingen aan Brian kan uitvoeren. Als het tijd is om te factureren, worden de kosten automatisch toegevoegd aan een vooraf ingevulde factuur. De kosten zijn volledig transparant en de stroom tussen uw organisatie, medewerkers en klanten verloopt soepel en efficiënt.
Een soortgelijk scenario voor uitgaven die u niet kunt doorberekenen aan de klant onder een fixed price project: Brian zal zijn stappen normaal uitvoeren. VOGSY zal echter bepalen dat, hoewel de kosten verband houden met het project, deze niet aan de opdrachtgever kunnen worden doorberekend. Het effect van de uitgave op de projectmarge wordt automatisch berekend en is zichtbaar op de margetracker van VOGSY.
Als je servicebedrijf met tientallen projecten tegelijk jongleert, wil je waarschijnlijk een op ERP gebaseerde PSA. Om te beginnen krijg je het meeste waar voor je geld, want voor één prijs kan je je bedrijfsactiviteiten uitvoeren via een zeer schaalbaar alles-in-één systeem. Maar het gaat ook om efficiëntie, waarvan de behoefte toeneemt naast de groei van het bedrijf.
Hoewel de meeste PSA-software alledaagse bewerkingen integreert, inclusief projectplanning, tijd- en onkostenregistratie en budgetplanning, zijn veel PSA-oplossingen gespecialiseerd in één gebied en voegen ze eenvoudig functies toe. Als gevolg hiervan bieden deze extra functies beperkte functionaliteit en gegevens. Een taakbeheer-PSA is bijvoorbeeld geweldig in het beheren van taken, maar de extra functies, waaronder het bijhouden van onkosten, zijn doorgaans onhandiger (d.w.z. minder gebruikersvriendelijk) en beperkt in hun vermogen om bruikbare inzichten te verschaffen.
Op ERP gebaseerde PSA's zijn daarentegen gebouwd om alle activiteiten in één datacentrisch systeem te stroomlijnen, inclusief resourceplanning, projectbeheer, klantrelatiebeheer (CRM), onkosten, facturering en rapportage. Houd er echter rekening mee dat als je één van deze software oplossingen kiest, deze gebruiksvriendelijk moet zijn (niet alle ERP-opties zijn dat) voor maximale acceptatie.
Het grootste voordeel van een ERP-PSA voor de CFO is dat het in realtime het volgen van kosten en projectkosten combineert met gedetailleerde project-, bedrijfs- en werknemersgegevens. CFO's hoeven nergens anders heen - of wachten op iemand anders - om de financiële positie van het bedrijf vanuit een holistische visie te analyseren en gerichte strategieën voor kostenbeheersing te bedenken
In VOGSY (een ERP-gebaseerd PSA), heb je bijvoorbeeld het volgende:
Toegang tot realtime projectstatus met budget- en margegegevens en houd de status van het bedrijf bij met kant-en-klare grafieken en rapporten voor omzetvoorspelling, werknemersgebruik, facturering en financiële KPI's
Uniforme verkoop, project levering en boekhouding, zodat alle interacties op één plek blijven voor eenvoudige documentatie en referentie tijdens belastingtijden en jaarlijkse budgetbesprekingen
Software waarbij het een fluitje van een cent is om ermee te leren werken, aangezien VOGSY integreert met Google G Suite en gebruik maakt van de ontwerpprincipes van Google. We hebben - geloof ons - zelfs gehoord dat klanten het 'leuk om te gebruiken' noemen.
Toegang tot realtime projectstatus met budget- en margegegevens en houd de status van het bedrijf bij met kant-en-klare grafieken en rapporten voor omzetvoorspelling, werknemersgebruik, facturering en financiële KPI's
Uniforme verkoop, project levering en boekhouding, zodat alle interacties op één plek blijven voor eenvoudige documentatie en referentie tijdens belastingtijden en jaarlijkse budgetbesprekingen
Software waarbij het een fluitje van een cent is om ermee te leren werken, aangezien VOGSY integreert met Google G Suite en gebruik maakt van de ontwerpprincipes van Google. We hebben - geloof ons - zelfs gehoord dat klanten het 'leuk om te gebruiken' noemen.
Het bijhouden van uitgaven is notoir moeilijk zonder software. Dat komt grotendeels neer op het feit dat mensen niet zo goed zijn in het handmatig vastleggen van onkosten, wat het bedrijf uiteindelijk veel geld kost als de uitgaven niet worden gefactureerd en de productiviteitstijd afneemt door alle handmatige gegevensregistratie met spreadsheets. Grotere dienstverlenende organisaties, multinationale bedrijven en groeiende bedrijven profiteren het meest van PSA-software, met name op ERP gebaseerde PSA-oplossingen. Opties zoals VOGSY brengen alle bedrijfsactiviteiten samen in één uitgebreid pakket en bieden informatie die CFO's nodig hebben om het bedrijf op de meest kosteneffectieve manier te laten werken. Uiteindelijk zijn we allemaal zo effectief als de tools die we gebruiken. Kies software die beperkingen opheft en zoveel mogelijk inzicht geeft in de interne werking van uw bedrijf.
Meer inzichten nodig?
Wil je meer leren hoe je je PSO met meer gemak en resultaat laat opereren? Neem contact met ons op. We helpen je de juiste resultaten te bereiken die je nodig hebt om je business te laten groeien: betere marges, lagere overheadkosten, hogere benutting en meer opbrengsten.
Eenvoud doet ertoe. Ook in professional services organisaties
SPI Research Whitepaper
Informatie is het nieuwe geld in professional services. Vandaag de dag hebben professional services organisaties oplossingen nodig die eenvoudig in gebruik zijn en die uitnodigend zijn om hogere niveaus van productiviteit en winst te behalen. En uiteraard met behoud van hoge niveaus van tevredenheid van klanten en medewerkers.
Sjoerd van der Maaden, Founder van Specialisterren
"Met VOGSY van start gaan was snel en eenvoudig. Iedereen kwam vlot aan boord eigenlijk vanaf het prille begin. Direct al zagen we forse en direct merkbare verbeteringen in overall-efficiency, als gevolg van het sneller en beter uitwisselen van informatie. In de tweede maand dat we VOGSY gebruikten viel onze workload voor het sturen van de facturen terug van 2 dagen naar 2 uur".
